هر آنچه را که باید در مورد ساعتهای زمان کارمند بدانید

یکی از مهمترین مسئولیت هایی که یک تجارت کوچک دارد پرداخت دقیق و به موقع کارمندان خود است.

در گذشته ، انجام حقوق و دستمزد یک فرایند دقیق بود که کارکنان منابع انسانی را ملزم به ردیابی برگه های کارمندان ، محاسبه ساعت های اضافه کاری یا تبدیل دقیقه به ساعت ها می کرد.

زمان و منابع ارزشمندی برای اطمینان از پیروی از قوانین و کارگران به درستی پرداخت می شود.
اگرچه برخی از آنها به استفاده از روش های سنتی برای ردیابی ساعت ها و انجام حقوق و دستمزد ادامه می دهند ، برخی دیگر رویکرد مدرن تری اتخاذ کرده اند.

سیستم های حضور در زمان به کارگران اجازه می دهد تا ساعت های خود را وارد و مدیریت کنند و بار کارفرما را از بین ببرند.

با ساده تر کردن فرایند حضور ، مشاغل پس انداز کرده اند ، افزایش بهره وری و بهبود رعایت قوانین کار را افزایش داده اند.
در اینجا همه چیز در مورد ساعتهای زمان کارکنان و چگونگی سازمانها می توانند از آنها به نفع خود استفاده کنند.

ساعت زمان کارمند چیست؟

سیستم ساعت کارمند یک استدستگاهاین زمان شروع و پایان را برای کارمندان ساعتی در محیط کار ثبت می کند. بسته به نوع نرم افزار ردیابی زمان ، کارگران می توانند از طریق یک برنامه ساعت زمانی یا روی یک کنسول در محل کار ، مشت بزنند.

پانچ - در داده ها به طور خودکار با یک سیستم نرم افزاری حقوق و دستمزد که توسط کارکنان منابع انسانی برای پرداخت ساعات کار به کارمندان استفاده می شود ، یکپارچه می شود. هدف از نرم افزار ساعت زمان پیگیری الکترونیکی و حضور در شرکت برای حفظ دقت حقوق و دستمزد است.

پنج نوع مختلف ساعت زمان وجود دارد ، از جمله -

1. ساعت کارت پانچ
کارمندان پس از ورود و ترک کار ، یک کارت کاغذی را در دستگاه وارد می کنند. دستگاه تاریخ و زمان روی کارت را نشان می دهد تا زمان شروع و پایان را نشان دهد.
با توجه به سادگی آنها ، این ساعت ها بیشتر توسط مشاغل کوچک که کارگران از راه دور را استخدام نمی کنند ، انجام می شود.

2.ساعت دیجیتالی
با یک ساعت زمان دیجیتال ، به جای تزریق کارت پانچ ، کارگران کارت را با نوار مغناطیسی از طریق دستگاه می کشند. دستگاه به طور خودکار پانچ- را در تاریخ و زمان برای استفاده بعدی توسط کارمندان حقوق و دستمزد ردیابی می کند.

تاچ پد الکترونیکی نوع دیگری از ساعت دیجیتال است که به کارمندان نیازی به نگه داشتن کارت ندارد. در عوض ، کارگران یک کد شخصی را در دستگاهی قرار می دهند که به طور خودکار در داده ها پانچ {{1} را ذخیره می کند.

3. نرم افزار ایستگاه زمانی
نرم افزار ایستگاه زمانی به کارگران اجازه می دهد تا از طریق یک کامپیوتر ساعت و خارج شود. کارمندان از یک رایانه خاص برای همه پانچ- ins استفاده می کنند.

یا مشاغل می توانند نرم افزار را با یک رایانه شخصی ادغام کنند تا به کارمندان اجازه دهد تا زمان را در ایستگاه های کاری شخصی خود وارد کنند.

فایده نرم افزار ایستگاه زمانی این است که داده های زمان می توانند با یک سیستم نرم افزاری حقوق و دستمزد ادغام شوند و انجام بعداً پرداخت حقوق و دستمزد را آسانتر می کند.

4. ساعت اثر انگشت
ساعتهای بیومتریک ساعت شخص را از طریق صفات انسانی انسانی مانند اثر انگشت شناسایی می کنند.

کارمندان انگشت خود را بر روی یک اسکنر قرار می دهند که شخص را با تطبیق نوک انگشت با تصویر قبل - ذخیره شده در یک پایگاه داده مشخص می کند. اگر یک مسابقه دقیق وجود داشته باشد ، دستگاه ساعت ساعت صدای تشکر از شما را ایجاد می کند.

ساعتهای زمان اثر انگشت بیومتریک مانع از مشت زدن یا کلاهبرداری دوستان می شود زیرا کپی کردن اثر انگشت غیرممکن است.

فایده دیگر این است که کارکنان دیگر نیازی به نگرانی در مورد یادآوری یک کد یا فراموش کردن کارت پانچ به طور تصادفی در خانه ندارند. فراموش کردن بخشی از بدن دشوار است!

5. ساعتهای پانچ دست
ساعت پانچ دست شکل دیگری از سیستم احراز هویت بیومتریک است. به جای اثر انگشت ، این نوع ساعتها از کف دست برای تأیید هویت کارگر استفاده می کنند.

یک اسکنر برای تأیید کارگر ، بخشی از کف دست را با یک تصویر پایگاه داده ذخیره شده قبل {{0} مطابقت می دهد. مانند ساعتهای اثر انگشت ، این نوع دستگاه ها در جلوگیری از مشت زدن و کلاهبرداری دوستان نیز مفید هستند.

چرا ساعتهای زمانی مهم هستند؟

کارگرانی که از a استفاده می کننددستگاه زمانبندینمایش دقیقی از زمان شروع و پایان روز آنها داشته باشید.

کارفرمایان دقیقاً می دانند که یکی از اعضای تیم برای ناهار یا استراحت است و چه زمانی قرار است او برگردد. این تضمین می کند که از اعضای تیم خواسته نمی شود بیش از آنچه تصور می شود کار کنند.

یک سیستم نرم افزاری مؤثر همچنین تضمین می کند که همه در هنگام قرار گرفتن در حال کار هستند. مدیران می توانند از پانچ- در داده ها به عنوان شواهدی برای مقابله با کسانی که به طور مداوم دیر می شوند یا ناهارهای بیش از حد طولانی مصرف می کنند ، استفاده کنند. این به حداکثر رساندن بهره وری و سطح کارآیی در طول زمان کمک می کند.

ساعت - در داده ها به طور خودکار با یک سیستم نرم افزاری ادغام می شود که انجام حقوق و دستمزد HR را بسیار ساده تر می کند. ادغام حقوق و دستمزد ، رعایت قوانین کار را آسان تر می کند زیرا داده هایی برای اثبات این وجود دارد که کارمندان در حال کار صحیح ساعت ها هستند و بر این اساس پرداخت می شوند.

ساعتهای زمان چگونه مفید هستند؟

ساعتهای زمانی مزایای مختلفی را به مشاغل ارائه می دهند ، از جمله-

1. صرفه جویی در وقت و هزینه

• به طور خودکار داده ها را جمع آوری کرده و محاسبات را انجام می دهد - زیرا پانچ- در داده ها به طور خودکار جمع آوری و محاسبه می شود ، کارکنان منابع انسانی زمان کمتری را برای تأیید ساعت ها و مرتب سازی در برگه های زمانی می گذرانند.

• فضای کمتری برای خطای انسانی فراهم می کند - تبدیل دستی به ساعت ها به ساعت ها و تخمین اضافه کاری یک فرایند دقیق است که به راحتی محاسبه می شود.

محاسبات نادرست هزینه های کسب و کار را تا 7 ٪ از هزینه های کل حقوق و دستمزد خود هزینه می کند. این همچنین منجر به کار بیشتر برای اصلاح اشتباه در چک های بعدی می شود.

نرم افزار ساعت زمان فرصت های خطای انسانی را از بین می برد و با انجام همه محاسبات لازم به طور خودکار صرفه جویی می کند.

کلاهبرداری را به حداقل می رساند
کارمندان دیگر نمی توانند از یک دوست بخواهند که هنگام استفاده از دستگاه ساعت زمانی ، آنها را ساعت ساعتی انجام دهد. برخی از نرم افزارهای زمانبندی با GPS ادغام می شوند تا اطمینان حاصل کنند که کارگران در جایی هستند که هنگام مشت زدن به آن نیاز دارند.

این امر همچنین با اطمینان از پرداخت مشاغل دقیقاً آنچه را که به شخص صحیح بدهکار است ، پس انداز می کند.

ردیابی هزینه های کار را آسان تر می کند
مشاغل می توانند ببینند که کارمندان بیشترین تعداد ساعت را کار می کنند و چه زمینه های کار گرانترین هستند.

نرم افزار ساعت زمان همچنین نشان می دهد که چه کسی از اضافه کاری برای تکمیل کار استفاده می کند و نحوه جمع آوری این هزینه ها و مقایسه با استانداردهای صنعت.

مشاغل می توانند تصمیمات آگاهانه تری در مورد استخدام کارگران بیشتر یا مقابله با کارمندی که کمتر از آنچه که باید باشد باشد ، بگیرند.

2. بهره وری و تعامل کارمندان را افزایش می دهد

ساعتهای زمانی همچنین در حالی که به حداکثر رساندن روحیه کارکنان می شود ، سطح بهره وری و کارآیی را بهبود می بخشد. دلایل مختلفی برای این وجود دارد ، مانند-

• کارفرمایان دسترسی فوری به داده های حقوق و دستمزد دارند.
  
  با آگاه ماندن ، رسیدگی به مسائل مربوط به حضور و افزایش بهره وری آسان تر است.

مدیران می توانند از غیبت جلوگیری کنند

• غیبت باعث ایجاد وقفه مداوم در جریان روز می شود - to -}}. ساعت های زمانی ، کارفرمایان را برای کار کردن کارگرانی که تمایل به تماس منظم دارند ، آسان تر می کند. کارفرمایان می توانند برای جلوگیری و به حداقل رساندن غیبت های آینده با این افراد همکاری کنند.

ساعتهای زمانی به بهبود فرهنگ شرکت کمک می کند

• هنگامی که یک کار کارمند وجود دارد که کار را خاموش می کنند ، این فرض وجود دارد که مدیریت آرام است. کارکنان شغل خود را کمتر جدی می گیرند و نگران تماس با بیمار نیستند.
  
  ساعتهای زمانی ، پرداختن به مسائل مربوط به حضور و غیاب را آسان تر می کند و به بهبود روحیه کمک می کند. این امر باعث افزایش مشکلات حضور در ضمن بهبود سطح بهره وری می شود.

قوانین ساعت زمان کارمند چیست؟

درقانون استاندارد کار منصفانه(FLSA) مجموعه ای از قوانین را برای ساعات کارمندان ، اضافه کاری و پرداخت مجاز می کند. در اینجا مقررات و قوانینی مهم برای پیروی از - وجود دارد

1. زمان پیگیری
FLSA به کارفرمایان این امکان را می دهد تا به هر شکلی که می خواهند زمان را ردیابی کنند تا زمانی که سوابق دقیق باشند. گزینه ها شامل-

• ساعت بیومتریک -هر روشی که از یک اسکنر بیومتریک برای ردیابی پانچ - در داده های هر کارگر استفاده کند

• نزدیکی ساعت -سیستمی که از روشهای مختلفی مانند کارتهای پانچ یا نشان شناسه برای مدیریت زمان کارمندان استفاده می کند

• ساعت PC -کارمندان می توانند از نرم افزار برای ثبت وقت خود در رایانه شخصی استفاده کنند

• پیام کوتاه -این راهی برای ساعت از طریق پیام رسانی متنی فراهم می کند

2. گرد
FLSA به کارفرمایان این امکان را می دهد تا تعداد دقایقی از کارمندان را به جای ثبت تعداد دقیق دقایقی کار کنند.

مشاغل می توانند بسته به میزان نزدیک شدن تعداد به افزایش ردیابی ، زمان را در 10 دقیقه افزایش و سپس دور یا پایین اندازه بگیرند.

به عنوان مثال ، اگر شخصی 7 ساعت و 58 دقیقه کار کند ، 58 نفر تا 60 سال دارند. این بدان معنی است که کارمند در کل 8 ساعت کار کرده است.

3. آیین نامه 7 دقیقه ای
بیشتر مشاغل در فواصل 10 تا 15 دقیقه ای زمان را ردیابی می کنند. برای افزایش 15 دقیقه ، 7 دقیقه برش به پایین است. به مدت 8 دقیقه یا بیشتر ، کارفرما گرد می خورد.

به عنوان مثال ، اگر 4 ساعت و 6 دقیقه کار کند ، کارفرما می تواند تا 4 ساعت کار کند. در صورت کار 4 ساعت و 12 دقیقه ، کارفرما می تواند تا 4 ساعت و 15 دقیقه کار کند.

چرا قوانین ساعت زمان کارمند مهم است؟

اجرای قوانین موثر در زمان بندی برایرعایتبا قوانین و مقررات ایالتی و فدرال. استفاده از یک ساعت زمانی شانس شکستن یکی از این قوانین را به حداقل می رساند.

غیر - کارمندان معافیت کسانی هستند که در یک برنامه ساعتی کار می کنند. مشاغل موظفند ساعات و استراحت های خود را ردیابی کنند و آنها را برای هر ساعت کار اضافه کار جبران کنند.

از آنجا که کارمندان بدون استفاده ساعت های مختلفی کار می کنند ، استفاده از یک دستگاه زمانبندی به مدیریت دقیق زمان خود کمک می کند.

بررسی کنید که آیا دولت قوانین برنامه ریزی پیش بینی را تصویب کرده است که به مشاغل نیاز دارد تا از هرگونه تغییر در برنامه های غیر - معافیت استفاده کنند.

همچنین اطمینان از ایجاد یک سیستم زمان بندی خوب ضروری است زیرا تغییرات برنامه می تواند باعث شود تا زمان دستی زمان را به چالش بکشد.

ساعتی غیر - کارمندان معافیت حق دارند در صورت تماس با - ، در حالت های خاصی بپردازند. تماس با- تماس به این معنی است که یک کارمند برای کار در دسترس است و منتظر است تا کارفرما با او تماس بگیرد.

در حالت های خاص ، این کارگران - حتی اگر به کار خود فراخوانده نشوند ، جبران می شوند. برای کارکنان منابع انسانی دشوار است که زمان {{2} را ردیابی کنید}} با کارمندان تماس بگیرید که در واقع در محل کار نیستند.

اجرای یک سیستم ساعت زمان به رعایت هرگونه مقررات دولتی کمک می کند زیرا در - کارگران تماس می توانند به سادگی زمان خود را از طریق تلفن همراه یا رایانه شخصی خود مدیریت کنند.

قوانین FLSA حاکی از آن است که کارگران غیرقانونی حق پرداخت اضافه کاری را دارند که معادل یا بیش از 1 است و در صورت کار بیش از 40 ساعت در هفته ، دستمزد عادی خود را بارها می کند.

مشاغل مسئول اطمینان از کارکنان غیرمجاز هستند که اضافه کاری به طور دقیق پرداخت می شود. استفاده از یک ساعت زمانی برای مدیریت ساعات اضافه کاری ، فشار کارکنان HR را به خود جلب می کند و از نقض هرگونه قوانین کار جلوگیری می کند.

نحوه مدیریت زمان و حضور کارمندان

در اینجا بهترین شیوه ها برای مدیریت زمان و حضور کارمندان در محل کار - وجود دارد

1. تحقیق در مورد موارد غیبت
تعیین کنید که کدام مشکلات غیبت وجود دارد ، چرا آنها وجود دارند و بهترین راه حل ها برای حل هرگونه مسئله تکرار شونده.

یک رویکرد جامع را انجام دهید که در داده ها ، مناطق مشکل خاص و بخش هایی که بالاترین سطح غیبت را دارند ، پانچ تاریخی- را بررسی می کند.

2. استراتژی را برای کاهش غیبت استراتژی کنید
پس از بررسی و تجزیه و تحلیل علت اصلی غیبت ، استراتژی هایی را برای مقابله با مشکل تصویب کنید. در اینجا بهترین شیوه ها-

• اقدامات انضباطی انجام دهید- به بخش منابع انسانی دستور دهید تا غیبت را تحت نظر داشته باشد و در صورت لزوم اقدامات انضباطی را انجام دهد.
  
  

• نیاز به تأیید بیماری دارد- بعد از 2 روز ، به کارگران نیاز دارد تا یادداشت پزشک را برای تأیید بیماری نشان دهند. این امر باعث می شود که کارمندان از بیمار فراخوانده شوند ، مگر اینکه یک دلیل تأیید شده از نظر پزشکی- تأیید شده برای انجام این کار وجود داشته باشد.
  
  

• از زمان پرداخت شده استفاده کنیدخارج از بانک ها{{0} time زمان پرداخت شده توسط بانکها به کارگران روزهای اختصاصی برای بیماری ، تعطیلات یا اهداف دیگر می دهد. استفاده از یک زمان پرداخت شده توسط بانک به کارمندان اجازه می دهد تا از اختیار خود استفاده کنند تا درخواست های خاموش {2-.
  
  

• کارمندان سازگار با پاداش- اجرای یک بیمار-}} خط مشی تشویقی را در جایی که پاداش های نقدی به کسانی که حداقل غیبت دارند داده می شود ، ترک کنید. این امر باعث افزایش سطح بهره وری در هنگام ایجاد فرهنگ شرکت می شود که کارگران را به رعایت قوانین ترغیب می کند.
  
  

• یک برنامه سلامتی را درج کنید- زیرا ارتباط بین بیماری و غیبت وجود دارد ، اجرای یک برنامه سلامتی ممکن است یک ایده مفید باشد. در صورت امکان از نظر مالی ، عضویت در سالن بدنسازی را ارائه دهید یا لیستی از منابع را به کارگران ارائه دهید که زندگی سالم را ترغیب می کنند.

چرا یک ردیاب حضور در کارمند اهمیت دارد

یک نرم افزار مؤثر در ساعت و نرم افزار حضور و غیاب می تواند کار را ساده تر کند ، پس انداز کند و موفقیت شرکت را ارتقا بخشد. در اینجادلایل مهمچرا یک ردیاب حضور و غیاب -

توانایی رسیدگی به مسائل مربوط به حضور را اثبات می کند
مهم است که اطمینان حاصل کنید که هرگونه سیاست مربوط به زمان شکستن یا روزهای بیمار مورد سوء استفاده قرار نمی گیرد.

داشتن یک سیستم زمانبندی مؤثر به مدیریت کمک می کند تا هرگونه نگرانی مداوم با افراد مناسب را برطرف کند.


به کارفرمایان اجازه می دهد تا کارگران از راه دور را در خود جای دهند
استفاده از یک دستگاه ردیابی زمان کارمند ، زمان کارگران از راه دور را مدیریت می کند و پاسخگویی را بدون محدودیت بیش از حد محدود می کند.

مشاغلی که می خواهند با استفاده از کارگران از راه دور پول صرفه جویی کنند ، می توانند اطمینان داشته باشند که بهره وری تحت تأثیر قرار نمی گیرد.


دقت حقوق و دستمزد را تضمین می کند
یک سیستم مدیریت حضور و غیاب به ویژه برای حفظ دقت حقوق و دستمزد مفید است. این امر مانع از پرداخت بیش از حد به طور تصادفی یا پرداخت هزینه های غیر- معافیت کارمندان ساعتی می شود زیرا ساعت ها دقیقاً همانطور که وارد می شوند محاسبه می شوند.

مجموعه داده های بهره وری زمان واقعی {{0} را ترویج می کند
استفاده از یک روش قابل اعتماد برای جمع آوری اطلاعات حضور واقعی - نشان می دهد که چه کسی تولیدی است و چه کسی نیست.

نمای دقیق از سطح بهره وری ، استخدام و برنامه ریزی را با توجه به نیازهای هر بخش آسانتر می کند.

با گذشت زمان ، این می تواند پس انداز کند زیرا مشاغل بر اساس داده های قابل اعتماد بهره وری به جای غریزه تنها استخدام و برنامه ریزی می شوند.

وظایف حقوق و دستمزد HR را ساده تر می کند
دستگاه های زمانبندی به کارگر این امکان را می دهند که به جای اینکه به یک یا دو منشی حقوق و دستمزد بپردازد ، زمان خود را ردیابی کند تا کل کار را مدیریت کند.

در صورت دادخواست ، اثبات را ارائه می دهد
دستگاه های زمانی در داده هایی که در صورت دادخواست یا حسابرسی از IRS مفید هستند ، ساعت- را جمع می کنند.

این اطلاعات می تواند به عنوان شواهد مورد استفاده قرار گیرد در صورتی که یک کارمند سابق سعی کند از دستمزد از دست رفته شکایت کند یا اگر دولت ادعا کند عدم رعایت غیر- با مقررات FLSA وجود ندارد.

پایان

در اینجا موارد اصلی برای به یاد آوردن سیستم های مدیریت زمان آورده شده است.

• سیستم مدیریت زمان مناسب را انتخاب کنید- تصمیم بگیرید که کدام دستگاه برای نیازهای شرکت بهینه است. گزینه ها شامل ساعت کارت پانچ ، ساعت دیجیتال ، نرم افزار ایستگاه زمان ، ساعت اثر انگشت یا ساعت پانچ دستی است.

• دلایل استفاده از ساعتهای زمانی را به خاطر بسپارید{{0} clocks ساعتهای زمانی نمایندگی دقیقی از ساعت کار را ارائه می دهند در حالی که به طور دقیق مدیریت اطلاعات حقوق و دستمزد برای کارمندان منابع انسانی را انجام می دهند.

• در مورد مزایا تحقیق کنید-} سیستم های مدیریت زمان صرفه جویی در وقت ، پول ، افزایش بهره وری و تقویت روحیه در محیط کار.

• قوانین FLSA را بدانید و دنبال کنید- تحقیق در مورد قوانین FLSA به همراه مقررات دولتی برای اطمینان از پیروی از همه قوانین.

• استراتژی برای جلوگیری از غیبت- اجرای سیاست هایی که حضور را تشویق می کند. به عنوان مثال ، اقدامات انضباطی را برای متخلفین مکرر تصویب کنید ، یک برنامه سلامتی را در بر بگیرید یا نیاز به تأیید بیماری دارید.

• بدانید که چرا استفاده از یک سیستم زمان بندی اهمیت دارد- از جمله سایر مزایا ، یک سیستم مدیریت زمان دقت حقوق و دستمزد را افزایش می دهد ، بهره وری را بهبود می بخشد ، ساعت 1}}} {{2} را در داده ها فراهم می کند ، و کار HR را ساده تر می کند.